L’importanza di coinvolgere IT e AV nella progettazione degli spazi aziendali

Molte aziende si trovano a dover affrontare inefficienze significative a causa del coinvolgimento tardivo dei team IT (Information Technology) e AV (Audio-Video) nelle fasi di progettazione degli uffici e delle sale riunioni. Questa mancanza di integrazione tecnologica fin dall’inizio porta a interruzioni per la forza lavoro e a una gestione subottimale delle risorse.

Secondo un recente studio condotto nel Regno Unito, meno di un terzo (31%) delle aziende coinvolge i team IT e AV prima dell’inizio della pianificazione degli spazi. Questo approccio porta i responsabili tecnologici a dover adattare dispositivi e sistemi in ambienti già progettati, piuttosto che integrare soluzioni più efficienti fin dalle prime fasi del progetto.

In un contesto di lavoro ibrido, sempre più diffuso, i problemi tecnici come guasti audio e interruzioni di connessione non solo creano frustrazione, ma comportano anche una perdita di produttività mediana di 12,2 minuti per persona per ogni riunione problematica. Questo dato evidenzia l’importanza di una pianificazione strategica che consideri le esigenze tecnologiche fin dall’inizio.

La maggior parte dei dirigenti riconosce il legame tra l’esperienza lavorativa in ufficio e i risultati aziendali. Infatti, l’86% associa una buona workplace experience a una maggiore produttività, mentre il 90% la collega a una migliore collaborazione tra i membri del team. Tuttavia, solo il 56% dei dirigenti si sente sicuro di avere a disposizione i dati necessari per giustificare investimenti nella workplace experience, e solo il 29% considera questa strategia come centrale per il business.

Per affrontare queste problematiche e ridurre i costi e gli attriti operativi, è fondamentale un maggiore allineamento tra i reparti IT, Risorse Umane e Real Estate nelle fasi iniziali dei progetti. Una pianificazione congiunta degli spazi può limitare la necessità di aggiornamenti successivi su hardware obsoleto o inadeguato. Inoltre, si suggerisce di adottare il tempo di inattività tecnologica come metrica, utilizzando la perdita di produttività come indicatore per migliorare le prestazioni degli spazi aziendali.